Organisation unserer WEG-Verwaltung
  

  
Wussten Sie, dass Eigentümergemeinschaften sich grundsätzlich selbst verwalten?
 
Diese Selbstverwaltung bedeutet allerdings nur, dass die Eigentümer mehrheitlich ihre Entscheidungen über das Gemeinschaftseigentum treffen. Die Umsetzung der Entscheidungen veranlasst der WEG-Verwalter.
 
Damit wir wissen, was die Eigentümer wünschen, laden wir einmal im Jahr zu einer Eigentümerversammlung ein. Hier werden alle Angelegenheiten der Gemeinschaft besprochen und wir bekommen die für unsere Arbeit erforderlichen Anweisungen.
 
Hauptsächlich haben wir dafür zu sorgen, dass die Belieferung mit Heizenergie, Wasser und Strom gesichert ist.
 
Wenn wir eine bestehende Eigentümergemeinschaft übernehmen, arbeiten wir auf der aktuellen Beschlusslage bis zur nächsten turnusmäßigen Versammlung weiter. Sollten sofortige Klärungen erforderlich sein, laden wir umgehend zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ein. Hier werden die offenen Fragen geklärt, wie z. B.: Abrechnung, Wirtschaftsplan, Versicherungen, Haus- und Nutzungsordnung, Verwaltungsbeirat, Pflege- und Instandhaltungsmaßnahmen usw.
 
 
 
Falls noch keine Abrechnung aus dem Vorjahr vorliegt, werden im Wirtschaftsplan alle erwarteten Kosten des Hauses aufgrund von Erfahrungswerten kalkuliert und wegen noch fehlender individueller Verbräuche zunächst anhand der Miteigentumsanteile verteilt. Die so errechneten monatlichen Hausgeldraten werden erst durch Beschluss der Eigentümer gültig und dann monatlich im voraus auf ein gemeinsames Hausverwaltungskonto per Lastschrift eingezogen.
 
Eine ausreichende Instandhaltungsrücklage ist für den Werterhalt des Hauses sehr wichtig. Der von uns im Wirtschaftsplan vorgeschlagene Jahresbetrag orientiert sich an den gültigen Sätzen der II. Berechnungsverordnung, an Richtwerten aus dem Wohnungsbau bzw. an den Erfordernissen des Hauses. In diese Rücklage werden von allen Eigentümern nach dem Verteilerschlüssel der Gemeinschaft festgelegte Beträge eingezahlt und damit alle Reparaturen aus diesem Fond beglichen.
 
 
 
Wegen der Gebühreneinsparung beim elektronisch durchgeführten Zahlungsverkehr wird das Gemeinschaftskonto bei einer Siegener Bank geführt. Für das Rücklagen-Sparkonto ist darüber hinaus ein Zinsbonus ausgehandelt. Da Reparaturrücklagen üblicherweise auf ein Sparbuch fließen, ist so bei jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit eine hohe Verzinsung gegeben.
 
Für jeden Eigentümer wird in der EDV-Buchhaltung ein eigenes Konto geführt. Hier wird der pünktliche Eingang der Hausgelder überwacht. Durch unsere straffe kaufmännische Organisation bleibt mehr Kraft für die optimale Umsetzung der Beschlüsse der Gemeinschaft.
 
 
 
Als kostenlosen Service prüfen wir sämtliche eingehenden Rechnungen auf umlagefähige Betriebskostenanteile. Diese werden gemäß dem Mietrecht separat ausgewertet, zusätzlich nach der II. Berechnungsverordnung gebucht und in der Abrechnung gesondert ausgewiesen.
 
Die Jahresabrechnung erstellen wir im Frühjahr zum frühestmöglichen Zeitpunkt. Weil wir das Mietrecht als zusätzlichen kostenlosen Service mit berücksichtigen, müssen wir jedoch die Gas- und Wasserabschlussrechnungen der Energieversorger (z. B. SVB, WFG usw.) abwarten und können erst dann die tatsächlich im Kalenderjahr erfassten Verbräuche mit einarbeiten.
 
 
 
Aus den so von uns ermittelten Energiekosten berechnet der Heizkostenservice die verbrauchsabhängige Aufteilung. Nach Prüfung und abschließender Fertigstellung durch uns prüft auch noch der Verwaltungsbeirat. Erst dann wird die Abrechnung, zusammen mit einer Einladung zur Eigentümerversammlung, allen Eigentümern zugesandt. In der Versammlung wird über die Gültigkeit der Abrechnung beschlossen. Guthaben oder Nachzahlungen aus den Abrechnungen werden uns ausgeglichen.
 
Durch die Einarbeitung des Mietrechts präsentieren wir etwas später, als wenn wir nur die branchenübliche WEG-Abrechnung (Einzahlungs-/Auszahlungsabrechnung im Kalenderjahr) erstellen. Auf der anderen Seite ersparen wir jedoch allen Vermietern unnötige Kosten und Ärger bei der Betriebskostenumlage.
 
 
 
Das Beschlussprotokoll wird bereits während der Versammlung erstellt und jeder Eigentümer kann eine Kopie direkt mit nach Hause nehmen.
 
Um Vermietern die Abrechnung mit ihren Mietern zu vereinfachen, sind die umlagefähigen Betriebskosten in der Jahresabrechnung besonders gekennzeichnet und erläutert. Wenn uns Mieter und Mieterwechsel rechtzeitig schriftlich gemeldet werden, lassen wir durch den Heizkostenservice bereits mieterbezogene Heizungs- und Wasserabrechnungen erstellen.