Aufgaben und Befugnisse des Verwalters und des Beirats
gemäß §§ 27, 28 und 29 WEG
  
Die Aufgaben des Verwalters und des Beirats sind im §§ 27 - 29 WEG niedergelegt.
  
Aus Platzgründen wird auf die Wiedergabe des Gesetzestextes verzichtet.
Hier werden lediglich die Paragraphen kurz erläutert.
 
  
§ 27 Absatz (1), WEG beschreibt in Ziffer 1 - 4 die unabdingbaren Mindestaufgaben (Pflichten) des Verwalters, die weder durch Vertrag noch sonst wie eingeschränkt werden dürfen. Demnach ist er berechtigt und verpflichtet:
 
1. Beschlüsse durch(aus)zuführen und für die Durchführung (nicht Durchsetzung) der Hausordnung durch die Wohnungseigentümer zu sorgen. Er kann die Hausordnung aber nicht durchsetzen, sondern bei ihm schriftlich mit Benennung von Zeugen gemeldeten Verstößen nur gegenüber dem zuständigen Eigentümer abmahnen. Unabhängig davon hat nur der einzelne Eigentümer (nicht der Verwalter) bei derartigen Verstößen das Klagerecht gemäß § 43 Abs. 1. Über weitergehende Maßnahmen muss ggf. die Eigentümer versammlung entscheiden.
 
2. Er hat alle für eine ordnungsgemäße Instandhaltung/Instandsetzung des gemein schaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Die Instandsetzungspflicht für das Sondereigentum - selbst bei Leitungswasser- bzw. Versicherungsschäden - liegt nach § 14 bei den einzelnen Wohnungseigentümern. Außerdem heißt "Maßnahmen einleiten", dass der Verwalter Fachleute mit der Schadensklärung beauftragt, bei technisch komplizierten Details notfalls den Rat eines Sachverständigen einholt und die Eigentümer informiert. Erst wenn ein entsprechender Beschluss der Eigentümerversammlung vorliegt, darf der Reparaturauftrag vom Verwalter erteilt werden.
 
3. Nur in dringenden Fällen kann und muss der Verwalter ohne Versammlungsbeschluss handeln, wenn es sich um die Abwehr eines Schadens am gemeinschaftlichen Eigentum handelt. In der Regel werden sich die Maßnahmen auf Notmaßnahmen beschränken, um Folgeschäden zu vermeiden. Die gleiche Pflicht ist übrigens jedem Wohnungseigentümer durch § 21 Abs. 2 WEG auferlegt.
 
4. Die Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder gehört ebenfalls zu den unabdingbaren Pflichten des Verwalters. Daraus ergibt sich deutlich, dass er diese gemeinschaftlichen Gelder nicht anderweitig z. B. für Instandsetzungsmaßnahmen im Sondereigentum - auch nicht vorübergehend für Versicherungsschäden im Sondereigentum - einsetzen darf.
 
 
 
Absatz (2) spricht nur von einer "Berechtigung" des Verwalters zu Maßnahmen, die er im Namen aller Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie durchführen kann. Die Berechtigung des Verwalters kann durch Verwaltervertrag und Beschlüsse (im beiderseitigen Einvernehmen) oder auch auf die Mitwirkung Dritter (z. B. Beirat) erweitert werden.
 
1. Die Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeiträge und Hypothekenzinsen für das gemeinschaftliche Eigentum anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen kommt in der Praxis kaum zur Anwendung. Jeder Eigentümer hat für sein Sondereigentum eigene Darlehens-/Hypothekenverträge die er selbst bedient.
 
2. Er hat alle Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt.
 
3. Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind (z. B. Behörde mit Ordnungsverfügung oder Mahnbescheid eines Lieferanten usw.). Die Zustellung an den Verwalter gilt damit gleichzeitig als Zustellung an alle Wohnungseigentümer. In diesem Fall muss der Verwalter die Eigentümer informieren und dabei auch auf mögliche Fristen achten. Zur eigenen Entlastung der Amtsstuben stellen die Gerichte dem Verwalter auch Beschlussanfechtungen mit dem fälschlichen Hinweis auf ein BGH-Urteil (indem es sich um einen Mahnbescheid eines Dritten an die Eigentümergemeinschaft handelt) zu. Somit handelt es sich nur um eine Zustellung an die "restlichen" Eigentümer, da der Antragsteller ausgenommen ist.
 
4. Der Verwalter muss Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind.
 
5. Er ist berechtigt Ansprüche gerichtlich und außergerichtlich geltend zu machen, sofern er hierzu durch Beschluss oder Vertrag der Wohnungseigentümer ermächtigt ist. In der täglichen Praxis betrifft dies hauptsächlich Hausgeldklageverfahren gegen zahlungs säumige Eigentümer.
Dabei ist es üblich, die Klagebefugnis bereits im Verwaltervertrag zu vereinbaren um ggf. sofort ohne Zeitverzögerung die Ansprüche der Eigentümergemeinschaft zu sichern.
 
6. Der Verwalter ist berechtigt die für den Fernsprech- oder Energieanschluss erforderlichen Erklärungen an die Unternehmen abzugeben, denn die Kabel und Verteilungen werden im Bereich des Gemeinschaftseigentums verlegt.
 
 
 
Absatz (3) besagt ausdrücklich, dass im Gesetz keine Einschränkung der in Absatz 1 + 2 aufgeführten Aufgaben und Befugnisse erlaubt sind. Dagegen steht einer Erweiterung nichts entgegen.
 
 
 
Absatz (4) verpflichtet den Verwalter, Gelder der Eigentümergemeinschaft nicht mit seinem privaten Vermögen zu vermischen. Da eine Eigentümergemeinschaft nicht rechtsfähig ist, kann sie formal nur mit Unterschrift aller Eigentümer ein Bankkonto eröffnen. Deshalb empfiehlt sich die Einrichtung eines offenen Treuhandkontos, aus dem klar zu erkennen ist, wem das Konto gehört und wer verfügungsberechtigt ist. Die Allein-Verfügung des Verwalters über die gemeinschaftlichen Gelder kann von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers (Beirat) oder Dritten (durch Beschluss oder Vereinbarung im Verwaltervertrag) abhängig gemacht bzw. eingeschränkt werden. Beispiel: zweite Unterschrift des Beiratsvorsitzenden für Entnahmen aus dem Rücklagenkonto.
Die Verantwortung über die Vermögensverwaltung bleibt jedoch beim Verwalter.
 
 
 
Absatz (5) billigt dem Verwalter die Ausstellung einer Vollmachtsurkunde zu, damit er sich bei Dritten wirksam legitimieren und seine Befugnisse nachweisen kann.
 
 
Gemäß § 28 WEG muss der Verwalter einmal jährlich die Karten offen auf den Tisch legen. Dies gilt sowohl für den Wirtschaftsplan als auch für die Jahresabrechnung.
 
Im Absatz (1) wird der Verwalter verpflichtet jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Der nachvollziehbare Wirtschaftsplan sollte enthalten:
 
1. Die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemein schaftlichen Eigentums. Unter Einnahmen sind z. B. zu verstehen: Mieterträge aus Hausmeisterwohnung oder Gemeinschaftsflächen und -Anlagen (Stellplätze, Kellerräume, Wasch-/Trockner-/Automatengelder usw.). Unter Ausgaben fallen alle Kosten der Bewirtschaftung einschl. Instandhaltung und Instandsetzung, ggf. auch Kosten aus WEG-Verfahren.
 
2. Den Verteilerschlüssel, aus dem sich der Kostenanteil je Sondereigentum errechnen lässt. Da die Kostenverteilerschlüssel je Kostenart unterschiedlich sein können, ist für einen nachvollziehbaren Wirtschaftsplan (später auch Jahresabrechnung) eine Auflistung der einzelnen Kostenarten mit dem jeweils vereinbarten Verteilerschlüssel notwendig. Verbrauchsabhängige Positionen orientieren sich am Vorjahresanteil.
 
3. Ebenfalls den gesonderten Ausweis (Druckzeile) der vom Eigentümer anteilig einzuzahlenden Instandhaltungsrücklage.
 
 
 
Absatz (2) verpflichtet die Wohnungseigentümer zur Zahlung der anteiligen Kostenvorschüsse (Hausgelder) sobald der Wirtschaftsplan durch Mehrheitsbeschluss anerkannt wurde.
Der Beschluss sollte gleichzeitig (zweckmäßigerweise grundsätzlich für die Zukunft) einen festen Zahlungs-/Fälligkeits-Termin, sofern dies nicht bereits in der Gemeinschaftsordnung geschehen ist (z.B. bis zum 3. eines Monats), festlegen. In diesem Fall ist das Hausgeld eine "Bringschuld" und es besteht für den Verwalter keine Mahnpflicht, wenn Eigentümer mit Hausgeldzahlungen rückständig werden.
 
 
 
Absatz (3) verpflichtet den Verwalter nach Ablauf des Kalender-/Wirtschaftsjahres über die vereinnahmten Gelder abzurechnen. In der Praxis sollte dies im ersten Halbjahr des Folgejahres möglich sein. Hier ist allerdings zu berücksichtigen, dass der Verwalter oft auf Hilfsabrechnungen Dritter (Gas-/Wasser-/Stromlieferanten, Zählerablesungs-/Heizungs-/Wasserabrechnungsfirmen bzw. Angaben von Wohnungseigentümern usw.) angewiesen ist.
 
 
 
Absatz (4) berechtigt die Eigentümerversammlung wegen Bedenken bei evtl. Unregelmäßigkeiten in der Vermögensverwaltung mit Stimmenmehrheit jederzeit vom Verwalter Rechnungslegung zu verlangen. Rechnungslegung bedeutet Kassensturz und Nachweis über die Mittelverwendung für alle Eigentümer ohne Einzelabrechnung mit dem Einzel-Eigentümer (Status).
 
Im Absatz (5) ist bestimmt, dass das oberste Entscheidungsgremium - die Eigentümer versammlung - über die Anerkennung oder Ablehnung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rechnungslegung beschließt. Mit der Anerkennung der Jahresabrechnung ist indirekt die Entlastung des Verwalters für das Abrechnungsjahr verbunden; d. h. der Verwalter ist für die bei Beschlussfassung bekannten Vorgänge aus der Haftung befreit.
 
 
 
Der § 29 WEG regelt die Aufgaben und Befugnisse eines evtl. zu wählenden Verwaltungsbeirates.
 
Um eine enge Zusammenarbeit zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft zu erreichen, kann die Eigentümerversammlung einen Verwaltungsbeirat wählen, der den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Der Beirat kann als Miteigentümer auch viel besser als der Verwalter vermittelnd zur Konfliktlösung zwischen den Eigentümern beitragen und, gerade wenn er im Haus wohnt, seinen Miteigentümern in Einzelgesprächen Verwaltungsmaßnahmen und Probleme der Wohnanlage erläutern. Hausmeisteraufgaben muss weder der Verwaltungsbeirat noch der Verwalter ausführen.
 
Als Verwaltungsbeirat kommen nur Wohnungseigentümer in Frage. Die Beiräte sind keine "Obereigentümer" sondern ehrenamtlich tätige Miteigentümer, die sich ggf. im Rahmen ihres beruflichen Könnens, die Aufgabenbereiche untereinander teilen. Wie immer, muss in der Gruppe einer das Sagen haben. Deshalb schreibt das WEG einen Vorsitzenden, den Stellvertreter (§ 24/3 + § 25/6) und einen Wohnungseigentümer vor. Zur Beiratssitzung lädt der Vorsitzende ein. Nur in Ausnahmefällen nimmt der Verwalter daran teil.
 
Neben der unterstützenden Aufgabe hat der Beirat auch eine deutliche Prüfpflicht. Das heißt aber nicht, dass die übrigen Wohnungseigentümer untätig bleiben müssen. Der Beirat soll in der Versammlung zu Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegung und zu Kostenanschlägen seine Meinung erläutern. Er kann auch seinerseits Vorschläge machen und Empfehlungen abgeben. Die endgültige Entscheidung kann und darf er (ebenso wenig wie der Verwalter) der Versammlung nicht abnehmen. Zur Frage des Auslagenersatzes und der Beiratshaftung wird auf die einschlägige Literatur verwiesen.
 
 

Quelle: Uwe Stein, Düsseldorf